6 prácticas eficaces para hacer frente a la sobrecarga de información

Mundo de alta tecnología de hoy se inundó con más información que nunca imaginables. A pesar de todas las promesas de la Oficina sin papeles, las estadísticas muestran que sucede exactamente lo contrario. Se prevé que en 2005 habrá papel de 50 % más que en 1995. Aquellos que han intentado la solución sin papeles encontrarán tiene sus propios retos. ¿Almuerzos cuántos han perdido porque estaban buscando a través de archivos – nunca encontrar lo que necesita?

Cuatro preguntas básicas le ayudará a tomar decisiones acerca de cómo administrar la información en su Oficina – ya sea para archivos electrónicos o en papel.

1. ¿Qué información realmente necesita mantener?

¿2. En qué forma necesita mantenerlo?

¿3. Por cuánto tiempo? ¿4. Cómo puede le resulte cuando lo necesitamos? (es realmente grande!)

Para mejorar sus posibilidades de recuperación de información, tenga en cuenta estas seis posibilidades: 1. crear un índice de archivo (un plan de trabajo para la información disponible). Para su empresa. Uno de más valiosas lecciones que aprendí de mi padre fue “la mitad de cualquier trabajo tiene la herramienta adecuada”. La versión de red del tigre de papel software permite colegas para compartir información de un modo nunca antes posible y evitar perder tiempo recreando la información que ya existe porque nadie sabía que existía. Mientras que muchas personas ven como una forma de hacer frente a la sobrecarga de información de análisis, asegúrese de que está realmente resolver un problema y no sólo crear otro. Mediante un programa de software de computadora puede hacer papel de manejo tan fácil que la inversión de tiempo y equipos para ir “sin papeles” no sea necesaria, o cuando usted se convierte en almacenamiento electrónico evitará sólo crear un lío más rápido!

2. Elaborar directrices de retención. El desorden es aplazadas decisiones ®. Papel continuará a acumularse porque alguien tiene que tomar una decisión sobre la retención. Clientes a menudo me preguntan cuánto tiempo deben conservar documentos. Determinar la respuesta examinando su propia experiencia. A menudo, significa pedir a las personas con quien trabaja que realmente utilizan los documentos! Si no está seguro, consulte las directrices en kiplinger domar el tigre de papel en el trabajo. Esa es una de las principales razones por las cuales que escribió el libro! (si necesita información de retención para archivos en casa, consultar kiplinger el tigre de papel en casa la fierecilla.)

3. Sostenga un día de limpieza de archivo. Burlarse de la día! Ropa cómoda, pedir en almuerzo y dar premios – como el “más progreso” o “el descubrimiento más divertido”. Proporcionar personal con cajas de almacenamiento de información para los archivos que pueden mantenerse en espacios menos accesibles. Crear una “sala de elefante blanco” para que los empleados de poner elementos que no están utilizando, pero otras personas aconsejable. Considerar contratar a un consultor organizador para dar una breve presentación sobre el arte de wastebasketry ® al principio del día y para facilitar el proceso durante el día. (ver Consejo # 5).

4. Utilice y formar a otros alrededor de usted, para utilizar automáticamente el sistema de graso ™. Hay sólo tres decisiones puede hacer sobre cualquier trozo de papel: archivo, actuar o mezcle bien. Como viene en para tomar decisiones acertadas sobre el papel. Poner los documentos que requieren acción en “archivos de acción”. Documentos nunca puede necesita, pero tiene miedo de tirar entran en archivos de referencia. Como archivos de referencia convertido en antiguos, que se convierten en archivos de almacenamiento, o pueden ser arrojó.

5. Continuamente practicar “el arte de la wastebasketry ®. Las investigaciones muestran que 80 % de lo que mantenemos, nunca utilizamos. No hacer correo de hoy convertir en pila de mañana! ¿Pregúntese: 1. hace esto requieren acción? ¿2. Puedo identificar un uso específico? ¿3. Es difícil conseguir otra vez? ¿4. Es lo suficientemente reciente para ser útil? 5. ¿Existen consideraciones jurídicas?

Si la respuesta a todas estas preguntas es “no”, pedir una última pregunta: “¿qué es el peor posible que pasaría si no tenía este trozo de papel?” Si se puede vivir con su respuesta, meter – o reciclarlo! Desde la seguridad si un gran problema hoy, he descubierto que una trituradora es una de las mejores herramientas para animar a la gente a tirar cosas!

6. Aprovechar las ventajas de las funciones de informe del tigre de papel si tienes miedo a meter algo, no se preocupe: sólo mantenerlo! El índice de archivo le ayudará a encontrarlo en caso de que necesite, o ayuda que limpiarlo cuando los archivos se completa. Recientemente, mi ayudante me comunicó no que era más espacio para nuevos proyectos. En lugar de simplemente agregar más gabinetes de archivos, tomé el informe de limpieza del archivo automáticamente creado por el software de tigre de papel en mi próximo viaje y hecho notas sobre lo que podría ser limpiados, arrojó o archivados. Cuando regresé a mi Oficina, le di el informe a un estudiante de secundaria, trabajando en nuestra Oficina para el verano. Ella hizo la limpieza y transferencia de archivos para nosotros!

Su Oficina es un reflejo de usted y su organización. Un espacio de trabajo organizado, ordenado le hará más productivo y menos acentuadas. Puede dejar de perder tiempo buscando archivos. De hecho, incluso puede encontrar tiempo para almorzar.