Convertir su sistema de presentación en un “sistema de búsqueda”

• está dedicar demasiado tiempo barajado papel?

• está seguro de que usted puede encontrar lo que necesita en caso de una auditoría de irs?

• le faltantes oportunidades son porque no tienes la información que necesita?

• Usted puede encontrar la información en su Oficina si eres socio no está allí?

• hace su Oficina reflejan la calidad de bienes y servicios que ofrezca a sus clientes?

Información es poder – si usted puede encontrar cuando lo necesite. Desgraciadamente, en muchas oficinas es más fácil encontrar información en el ciberespacio, que en la Oficina. Irónicamente, la única cosa en la Oficina que no la tecnología ha cambiado es cómo conseguimos el papel. Sistemas de presentación de hoy ha de ser muy similares a lo que thomas jefferson utilizados: sólo hay varios de ellos y la mayoría de ellos no trabajan!

Si sufre de papel grave frustración, mi receta es un sistema de presentación eficaz. Permitirá invertir más tiempo con sus clientes y estar mejor preparados cada vez, y tendrá más tiempo para pasar con su familia y amigos. Puede acercarse cada día con menos ansiedad, saber dónde poner cada nueva pieza de información que llega, confía en que usted puede encontrar lo que necesita exactamente cuando lo necesite.

Si tiene un sistema de archivos que no funciona, lo mejor es limpiar su cajón de archivo más accesible e iniciar por presentar documentos de nuevos como se obtiene. Como se necesita un documento desde su antiguo sistema, incluirlas en el nuevo sistema. Después de un año, poner los documentos restantes del sistema antiguo al menos accesible espacio (almacenamiento de información fuera del sitio, garaje, ático)–o en la Papelera o reciclaje bin.

(1) (2) (3) Hay tres componentes para un sistema eficaz de presentación: mecánica, gestión y mantenimiento.

Si alguno de los componentes es débil, su sistema de presentación será am continua frustración en lugar de un recurso valioso.

Mecánica uno de los principales motivos por los cuales nos dilatoria sobre presentación de presentación es que simplemente es demasiado lento. Estos son algunos consejos para la presentación de fácil y rápido: • tan pronto como su archivador está demasiado lleno para agregar fácilmente nuevos papers, quitar papeles viejos o comprar nuevos gabinetes de archivos.

• documentos de archivo directamente en colgantes de archivos. Si usted toma documentos individuales directamente desde el archivo, no necesita un archivo manila dentro. (sé que tiene de lotes de carpetas de archivo! ¿Quiere que un sistema que funciona?)

• Si necesita tomar todo el archivo del gabinete del archivo, cree un archivo de colgantes y un archivo de manila con la misma etiqueta. Retomar el archivo manila la ubicación adecuada será un ajuste.

• poner las fichas de plástico de archivo en la parte frontal de la carpeta de archivos. Cuando agarra la ficha de plástico y la extracción hacia adelante, ha creado el espacio en el frente del archivo para colocar el nuevo trozo de papel – y eliminación de papeles viejos de la parte posterior de la carpeta de archivos va a ser fácil.

• utilizar color para contar una historia que desea decir (no sólo el color del archivo que estaba disponible el día que realizó el archivo!). Archivos con información de impuestos, por ejemplo, pueden ser fácilmente identificados con puntos rojos en la etiqueta. No hacer demasiado complicado para mantener el sistema de color.

• utilizar alimentos básicos en lugar de sujetapapeles. Sujetapapeles atrapar en documentos y causar archivos misfiling y torpe.

Administración de archivos una de las fuentes principales de la frustración de frustración sobre presentación es decidir qué llamar a un archivo. Por ejemplo, la misma información puede presentarse bajo “car”, “automóvil,” “chrysler”, o “vehículo”. ¿Y lo que ocurre cuando desea la póliza de seguro para el coche de archivo? ¿Va “seguros – coche” o “coche seguro?” No importa, siempre y cuando usted es coherente, pero los seres humanos son raramente coherentes. Y las posibilidades de que dos seres humanos que comparten un archivo se piensa la misma palabra cuando busca información es muy poco probable.

La solución a esta frustración es un índice de archivo – una lista de los nombres de los archivos. A continuación, antes de realizar un nuevo archivo, puede comprobar el índice de archivo para ver si ya existe un archivo adecuado. Puede utilizar un programa de procesamiento de textos para crear este índice. Imprima una copia y mantenerlo en el mostrador donde trabaja. Cuando agrega un nuevo archivo, handwrite los cambios en el índice de archivo y actualizar periódicamente la lista en el ordenador y imprimir una copia nueva.

Ahora también está disponible una nueva opción de revolución para administrar archivos: kiplinger de la doma el tigre de papel (www.thepapertiger.com). Este programa de software permite a mantener su información en formato de papel en su archivador, automáticamente referencias cruzadas a la información y usar el poder de búsqueda increíble del equipo encontrar nada en los archivos en cinco segundos o menos – independientemente de quien presentó lo! El software también imprime etiquetas de archivo y un índice de archivo automáticamente.

Mantenimiento de archivos independientemente de la administración o técnicas de mecánica que usar, todos los sistemas de presentación tienen que mantenerse. Pero hay buenas noticias! Hay sólo dos pasos necesarios para mantener indefinidamente de cualquier sistema de presentación: (1) asegúrese de que el índice de archivo es un documento de vida – un perfecto reflejo de los nombres de los archivos en su gabinete. Si agrega un nuevo archivo, agrega al archivo de índice y al quitar un archivo, eliminarlo.

(2) limpiar el archivo cuando el gabinete obtiene demasiado lleno para la presentación de fácil.

Si tiene dificultad para administrar su papel, no estás solo! La investigación muestra que la persona promedio gasta 150 horas al año – casi un mes – buscando información fuera de lugar. Sin embargo, el 80 % de lo que mantenemos nunca utilizamos – con frecuencia porque nosotros no podemos encontrarla. Un sistema eficaz de presentación le ahorrará tiempo y dinero y oportunidades perdidas. Iniciar su sistema hoy y detener la frustración!