¿Tiene usted nunca se sentó en la mesa de la cocina con el correo del día y comenzó a ordenarlo en pilas?

• facturas (que siempre reconoce los primeros!),
• “para leer” pila (que siempre es el más alto),
• cosas para ir en el cajón de sastre (pero que está al otro lado de la habitación),
• documentos para discutir con su otro (que no existe por el momento) y finalmente
• pila “no sabía cómo conseguí esto” (pero que realmente desea leerla!)

A continuación, suena el teléfono–o los niños vienen en–o es hora de ir a una reunión. En este momento, puede recordar qué pila es que, y no tienes tiempo para pensar en ello, por lo que si quieres optarlo en una pila más grande y ponerlo en la ventana de Bahía. Esto va sobre toda la semana, en un lugar diferente cada vez. El sábado por la noche tiene compañía procedentes – y sin duda no desea que sus amigos y colegas que cree que están desorganizadas, por lo que todo cosas en un drawer…or bajo la cama.

Si puede identificar con este escenario, no estás solo. Las investigaciones demuestran que la persona promedio gasta 150 horas por año buscando información fuera de lugar! Sin duda nada crea una crisis en un hogar más rápido que cuando sus 15 años de edad necesita una copia de su certificado de nacimiento para entrar en la clase de ed del conductor – o el irs quiere prueba de esa deducción de 200 dólares que tomó en sus impuestos hace tres años – y que no puede encontrarla.

¿Busca una manera de detener este ciclo interminable de desorden y crisis – y ser capaz de encontrar lo que busca (y, mejor aún, permitir que a otros miembros de la familia encontrar lo que necesitan propios!)? Aquí hay algunos principios para ayudarle a “atacar las pilas!”

Correo de hoy es la pila de mañana. No se preocupe por los montones de ayer – encargamos de sí mismos en el tiempo. Su camino hacia el éxito se inicia mediante el establecimiento de un “centro de administración de papel” en su casa, donde se coloca el nuevos documentos donde pasará regularmente a administrar su correo. Precaución: asegúrese de que es un lugar que le gustaría ser! Si pagar facturas y realizar llamadas telefónicas mientras está cocinando o viendo a los niños, una esquina en la cocina puede ser mejor, pero si sólo trabaja en soledad, la creación de una Oficina acogedor en una esquina en algún lugar puede ser más eficaz. Eliminar todo, desde su centro de administración de papel excepto lo que sabe que va a utilizar.

El desorden es aplazadas decisiones?. La clave para su nuevo sistema es decidir ahora! Como usted toma papeles de su “cesta en”, recuerda el sistema fat?. Hay sólo tres decisiones puede hacer: archivo, actuar o mezcle bien. En otras palabras, si desea eliminar la “grasa” de su escritorio y su estilo, que “Gordo”.

En lugar de sacar documentos de su “cesta en” y poner ellos volver otra vez sin tomar una decisión, preguntarse a sí mismo, “lo que es el peor posible que pasaría si no tenía este trozo de papel?” Si se puede vivir con su respuesta, mezcle el documento!

¿Practicar el arte de la wastebasketry? ¿Determinar si desea mantener cada pedazo de papel en todo por preguntando estos arte de wastebasketry? ¿Preguntas: 1. hace esto requiere ninguna acción por mi parte? 2. ¿Esto existe en otros lugares? 3. ¿Es esta información lo suficientemente reciente para ser útil? ¿4. Puedo identificar circunstancias específicas cuando yo usaría esta información? ¿5. Son existe alguna impuestos o repercusiones jurídicas? Si puede responde “no” a todas las preguntas anteriores, pero es todavía no cómodo tirando algo lejos, formular una última pregunta: 6. ¿Qué es posible lo peor que podría suceder si no tenía esta información? Si se puede vivir con su respuesta, mezcle bien – o reciclar – y vivir felizmente nunca después!

La mitad de cualquier trabajo está utilizando la herramienta adecuada. Un factor importante en su éxito en atacar a sus pilas va a utilizar la herramienta adecuada. Aquí hay algunos elementos esenciales: 1. un cajón de sastre Papelera – o shredder, si está preocupado por la confidencialidad.

2. Una “cesta en” correo de suspensión y otros documentos que no lo ha hecho todavía mira.

3. Una “cesta out” para documentos debe tener someplace otra cosa.

4. A “a la cesta de archivo” para documentos necesita poner en el archivador de referencia en un momento posterior.

5. Un calendario para programar su tiempo y horarios de otro miembro de la familia de seguimiento.

6. Un rolodex (o programa de ordenador como outlook) para la gestión de nombres y la información de contacto.

7. Un cuadro pequeño archivo plástico (sin una tapa)! Diseñado para albergar una docena colgando archivos para documentos que requieren su acción.

8. Un archivador para archivos de referencia, que se encuentra fuera de su centro de administración de papel.

¿Crear un “sistema de hallazgo” hace sólo la idea de dar usted nudos en el estómago de presentación? No sorprendente – la mayoría de los sistemas de presentación no funciona. ¿Por qué? Porque la misma información puede presentarse bajo “car”, “auto” “vehículo” o “chrysler” – y lo del altamente improbable que los dos miembros de la familia estaría de acuerdo en lo que a nombre de un archivo, mucho menos poder recordarla cuando quieren parece más tarde.

La solución a este problema secular: un índice de archivo – una lista de los nombres de los archivos. Puede crear un índice de archivo como un documento de procesamiento de textos, o puede utilizar el software de tigre de papel (www.thepapertiger.com) La fierecilla para generar una lista alfabética de los archivos automáticamente. (el sistema es tan simple, pueden ayudar a sus hijos archivo!)

De ideas a la acción, pero ¿qué pasa con los documentos requieren su acción? Proyectos de ley para pagar, teléfono llamadas para hacer, las cosas para discutir con otro miembro de la familia. Algunos proyectos pueden requerir una carpeta de su propia, como “fondos de pta” o “viaje de Nueva york”.

A menudo nos shuffle documentos de un lado del escritorio a otro porque hay tantas cosas que deben realizarse. Para resolver este problema, crear un sistema de ficheros de acción para las actividades recurrentes. Para identificar qué archivos de acción que necesita, pida la pregunta, “¿cuál es la próxima acción que necesito tomar?” No importa que hay varias cosas que necesita hacer! Sólo los documentos de acuerdo con la siguiente acción de archivos. Respuestas típicas incluyen:
• llamada
• llamadas esperado
• datos entrada
• discutir con …
• recados
• on-line remuneración
• fotocopia
• escritura

Colocar estos archivos de acción en un soporte de archivo de escritorio, junto con los proyectos en curso que está trabajando, por lo que tendrá un recordatorio visual. Este sistema alienta a tiempo eficaz administración: cuando está realizando una llamada de teléfono, usted puede exprimir a menudo en otro – desde todos los documentos que requieren llamadas telefónicas son en un solo lugar. ¿Miedo se olvidará buscar en el archivo? Anote en su calendario el día que necesita tomar la acción.

¿Esta garantía de sistema que su cocina de tabla con nunca se amontonan con documentos? Apenas! Pero usted podrá limpiar el desorden rápidamente, y saber exactamente dónde colocarlo. Su capacidad para lograr nada está directamente relacionada con su capacidad para encontrar la información correcta en el momento oportuno. La fierecilla papel feliz!