Una vez que haya realizado el inventario de los archivos existentes, el siguiente paso es establecer directrices de retención fácil de usar. A menudo, las oficinas son glutted con archivos de papel y equipo porque personas utilizarlas no dado directrices acerca de lo que mantener y lo que se debe eliminar. Irónicamente, algunas organizaciones tienen esas directrices, pero no están comunicados a las personas que realmente necesitan o no proporcionan en un formato fácil de usar. Una empresa con que trabajé tenía una guía que fue casi un centenar de páginas de largo, pero mal organizada y contenía información que la mayoría de las personas no necesitan.

Como regla general, directrices de retención son más útiles cuando se organizan por departamento, pero es útil saber lo que mantienen otros departamentos. Por ejemplo, en una empresa he descubierto tres departamentos (en el mismo piso) mantener información acerca de los sitios potenciales de la reunión. Se trata de una duplicación innecesaria y ocupa demasiado espacio. Además de mantenerlo en tres lugares, se mantiene la información durante varios años, cuando en realidad, no sería prudente tomar una decisión sobre un espacio de reunión basado en información antigua.

Charla con personas de miembros de personal que utilizan archivos con frecuencia son la mejor fuente de información cuando está desarrollando directrices de retención. Utilice el formulario de inventario de registros discutido previamente como punto de partida para el debate y determinar cuánto tiempo personas utilizan la información que se guarda. En muchos casos, los empleados pueden no saber — que es exactamente la razón para ir a través de este proceso.

Hable con sus asesores para seguir desarrollando sus directrices de retención, recopilar toda la información que se puede desde su contador y asesor general acerca de qué información es legalmente necesaria en su empresa (y ver el cuadro de acompañamiento para sugerencias). En algunos casos, su organización puede pertenecer a una asociación relacionados con la industria, que podría ser capaz de proporcionar directrices adicionales. La “regla del ordenante:” la directriz de retención universal es esencial mantener alguna información, pero innecesarias y indeseables para mantener información duplicada. Una forma de evitar es para asegurarse de que todo el mundo en su Oficina entiende y se implementa, siempre que sea aplicable, la “regla del ordenante: quien origina un trozo de papel es responsable de su retención!”

El documento de su plan de mantenimiento de registros. Una vez que se ha recopilado toda la información disponible sobre retención de registros de fuentes internas y externas, es hora de poner la información en algún tipo de forma fácil de usar para cada departamento agregando la información a su índice de archivos. Si su empresa se involucra en litigios o una auditoría, estará en una posición mucho mejor para protegerse si presentar pruebas de su programa de retención de registros. Tener un programa de retención de registros formales, crea la consistencia y indica que se ha intentado honesto de retener información importante. Por ejemplo, si usted está auditada y tiene sólo algunos registros, usted busca torpe en el mejor de los casos. En el peor de los casos, da la impresión de que está intentando ocultar algo. Es una buena idea para configurar y mantener una base de datos de registros de la empresa, incluida la ubicación de todos los registros y cuánto debe mantenerse. Esto le dará la flexibilidad para ordenar la información en diversos tipos de listas según sea necesario.

Simplifique la administración de documento de la mejor manera para simplificar la administración de papel (naturalmente) es para no crear exceso de papeleo en primer lugar. Un buen recurso para ayudarle a examinar estas cuestiones es papeleo de corte en la cultura corporativa por dianna booher ($ 16,95 hechos en archivo; 800-–342–6621).

A continuación se presentan algunas pautas:

• los Estados financieros anuales: retener indefinidamente. Estados financieros mensuales

• usados para fines internos: conservar durante tres años.

• Banco reconciliación de, anulado comprobaciones, retira Wikipedia: Esbozo y registrar las cintas de registro: conservar durante seis años.

• libros de cuenta, tales como la contabilidad y el diario general: retener indefinidamente, a menos que se contabilizan regularmente en la contabilidad general. (“libros” se refieren a los libros reales o las cintas magnéticas, discos o a otros medios de comunicación en la que se almacenan los libros y revistas).

• libros subsidiarios: conservar durante tres años.

• cancelada, cheques de nómina y dividendos: conservar durante seis años.

• documentos corporativos, incluyendo certificado de incorporación, la carta corporativa, la Constitución y estatutos, hechos y servidumbres, stock, transferencia de stock y registros de accionista, minutos de Junta de directores reunión, jubilación y registros de pensiones, contratos, licencias, patentes, marcas y solicitudes de registro de trabajo: retener indefinidamente.

• documentos que acrediten adiciones de activos fijos, como las cantidades y fechas de adiciones o mejoras, detalle relacionado con retiradas, las políticas de depreciación y salvamento valores asignados a los activos: retener indefinidamente.

• impuesto sobre la renta, informe de ingresos de los agentes, las protestas, Tribunal informa y hace un llamamiento: retener indefinidamente.

cheques de pago de impuesto sobre la renta de

• retener indefinidamente.

• personal y nómina registros, tales como pagos e informes a las autoridades, incluyendo la retención de impuesto federal, fica contribuciones, tasas de desempleo y compensación a los trabajadores seguro fiscales: conservar durante cuatro años.

• compra registros, incluyendo compra pedidos, los comprobantes de pago pago autoriza a proveedores y facturas de proveedores: conservar durante seis años.

• ventas registra como facturas, declaraciones mensuales, avisos de remisión, documentos de envío, de embarque y los clientes de pedidos de compra: conservar durante seis años.

• registros para el viaje y entretenimiento, incluyendo libros de cuenta, diarios y declaraciones de gastos: conservar durante seis años.