Frente a la verdad sobre el papel: lo que usted probablemente sospecha, pero odio a admitir

Perder un trozo de papel puede costar tranquilidad, una relación armoniosa, valioso tiempo, una cuenta, una promoción o incluso su trabajo! Octubre es nacional limpio – fuera su mes de archivos–un buen momento hacer frente a los hechos sobre papel.

De acuerdo a la investigación situado por abigail harper sellen y richard en el mito de la oficina electrónica (mit press, 2002), para el año 2005 habrá papel de 50 % más en las oficinas que en 1995. Además, la persona promedio gasta más de 150 horas al año buscando información fuera de lugar. Está claro que el concepto de la oficina electrónica es un mito, no de realizarse en nuestra vida. Pero, admitámoslo! Consulte las casas y delegaciones por toda América y está inminentemente claro que no utiliza métodos de presentación tradicional, el problema de administración de papel nunca se resolverá. ¡ Simplemente no hay suficientes recursos humanos para hacer etiquetas de archivo y colocar los archivos en orden alfabético!

Una compañía de productos de Oficina Internacional realizó un estudio que presentación nominal como el trabajo más odiado en la Oficina. (espero no pagan mucho para ese estudio)! Pero el problema es mucho más grande que el! Aquí es la verdadera pregunta: “cómo encontrar la información en el sistema de presentación sobre el coche de empresa?” Es “coche,”"auto,” “vehículo,” o “ford?” Y, a continuación, cuando desea que la póliza de seguro para ese coche, es “seguro de coche”, “seguros – coche,” o “explotación de estado?” La única persona que sabe es la persona que presenta – y fue despedido hace meses (o tal vez fue su cónyuge que simplemente no puede entender por qué no encuentra nada en los archivos usted mismo!)

La solución es simple: un sistema de clasificación numérica. Cuando muchas personas piensan en un sistema de clasificación numérica, piensan en un sistema jerárquico, tales como el sistema decimal de dewey. Un sistema jerárquico presenta su propio conjunto de problemas. ¿Si es un libro sobre antropología y sociología, donde ir en la jerarquía? El tigre de papel la fierecilla soluciona este desafío, y muchos otros presentar desafíos, utilizando un sistema numérico aleatorio.

Lo que es más importante, el sistema de tigre de papel no es sólo un programa de software de presentación – es una metodología de presentación que puede convertir cualquier sistema de presentación no funciona en una efectiva “hallazgo sistema!”

Aquí son tres de los más importantes principios de tigre de papel: correo de hoy es pila de mañana ™.

Si ordenó domar el tigre de papel, instalado en su equipo (o tal vez sea todavía en el estante?), que está falta la oportunidad de su vida. Investigación muestra que el 80 % de lo que mantenemos nunca utilizamos, tan ignorar los montones antiguos, los sistemas de presentación que no funcionan y empezar de nuevo! Con el tigre de papel, puede utilizar el informe de limpieza de archivo para mantener la nueva presentación sistema barco-forma.

El desorden es aplazadas decisiones ®. Hace nunca sentarse y su escritorio, o mirar el contador de cocina y por ejemplo, “ok, de hoy día, voy a limpiar este lío!” Recoge la primera pieza de papel y pregunto “debería mantengo esto?” “¿cuánto tiempo debería mantener esto?” “¿qué debería llamar esto?” “¿Cómo puedo encontrarlo cuando lo necesito?” – o el uno realmente grande, “cómo se aún recuerdo lo tengo?”

Creo que la grasa: archivo, acto o fardo la buena noticia es que usted tiene sólo tres opciones: archivo, actuar o mezcle bien. Por razones prácticas, vamos invertir el orden. 1. Fardo: preguntarse a sí mismo, “lo que es el peor posible que pasaría si no tengo esto?” Puede usted vive con su respuesta, tira o reciclarlo! ¿2. La ley: es la bola en su tejado para hacer algo? Pagar una factura, planear una reunión, un problema de investigación, resolver un problema. En papel mojado, este es un archivo de acción – y encontrará 60 fichas de acción en su kit de tigre de papel. (utilice el campo de “categoría” para identificar sus acciones de 10 principales). 3. Archivo: no sabe si necesita esto otra vez, pero simplemente no tienes el nervio lo deshacerse. No es un problema. Su kit de tigre de papel viene con 320 fichas de archivo de referencia. Agrupar elementos de interés en sus categorías más grande en primer lugar y use palabras clave para recordar lo que existe. Cuando el archivo recibe demasiado voluminoso, iniciar otro.