La tecnología está cambiando el negocio para todos–desde casa pequeña-basado empresas hasta empresas multinacionales de mega. Si está inspirado o amenazada por esos cambios, están aquí para quedarse, o más exactamente, para continuar cambiando. Sólo puede sobrevivir estos cambios, pero convertirlos en emocionantes oportunidades mediante la aplicación de algunos principios básicos de la organización.

No muchos años atrás, obteniendo organizados era una opción. Hoy en día la tecnología ha hecho una necesidad por tres razones: hoy tenemos más para organizar que nunca antes. No sólo no el equipo nos la edad sin papeles, que crea más. Además, ahora tenemos que organizar la propia tecnología. Equipos, máquinas de fax, teléfonos celulares y servicios en línea permiten hacer más–y nos obligan a hacer más. La velocidad del microchip se duplica cada 18 meses–con ningún fin en vista.

En segundo lugar, como resultado de la economía, y alimentada por las capacidades de la tecnología, las empresas son reducción. Todos los administradores solía tener un ayudante, y fue el trabajo de ese asistente para mantenerlos organizados. Se despidió a los asistentes y ahora se enfrentan a organizar a nosotros mismos.

Y finalmente, existe un mayor sentido de urgencia que nunca antes. Si puedo fax le una pregunta en 20 segundos, ¿por qué no puede usted fax me la respuesta? Existe una demanda constante para reducir los costos mientras continuaba mejorar la calidad de los productos y servicios con menos gente. El precio del fracaso es asombroso.

Puede ser reacios a organizarse, como muchas personas. Pero a menudo es porque tienen sido engañado sobre lo que significa ser organizado. ¿Mi definición de organización es muy sencillo: funciona? Y ¿gusta este?” Y si lo que está organizando–o no organizar! –afecta a otros, existe una tercera pregunta: “funciona para otros?”

Tom landry, entrenador de los vaqueros de dallas dijo una vez, “mi trabajo es hacer que los chicos haga lo que no quieren hacer, para que puedan ser que ellos siempre han querido ser”. A menudo esto es mi trabajo como consultor de la organización. Gente con éxito hace un hábito de hacer lo fallas no gustan hacer–y en la que se incluye con frecuencia obtener organizado!

Si su respuesta a ninguna de las preguntas de arriba es “no”, pruebe estas sugerencias que le ayudarán a empezar a trabajar en el camino hacia la organización y aprovechar al máximo su tecnología: 1. continuamente practicar el arte de la wastebasketry?. Las investigaciones muestran que usamos sólo el 20 % de lo que mantenemos. ¿Para cada pieza de información que recibe, ya sea en forma impresa o en la pantalla de la computadora, estas preguntas: se requiere acción? ¿Puedo identificar un uso específico? ¿Sería difícil conseguir otra vez? ¿Es lo suficientemente reciente para ser útil? Si la respuesta a todas estas preguntas es “no”, pedir una última pregunta: “¿qué es lo peor que podría suceder si no tengo este trozo de papel?” si se puede vivir con su respuesta–tira o reciclarlo! Eche un vistazo alrededor de su Oficina. ¿Ve equipos no utilizados, libros que nunca va a utilizar una vez más, cajones llenos de papel no identificado o inventario obsoleto? Si es así, usted experimentará un nuevo sentido de energía si usted librarse de él.

2. Aprender a elegir la tecnología eficazmente. La mayoría de nosotros está intentando hacer más con menos y el trabajo más difícil no es siempre la respuesta. La verdadera pregunta es “alguien realmente necesita hacer esto?” el hecho de que la tecnología permite realizar una tarea específica no significa es la mejor manera para poder utilizar sus recursos. Sólo porque existe una actualización no significa que tener que utilizarlo. Asegúrese de que los resultados serán por valor de su inversión de financieros y recursos humanos.

3. Implementar un sistema para realizar el seguimiento de nombres y números de teléfono. La mayoría de mis clientes de acuerdo en que su mejor fuente de negocio es la conexión de redes, pero montones de tarjetas de visita no identificadas no hará el truco. Decidir qué sistema utilizar es mucho menos importante que usarlo constantemente. Para algunas personas, la tecnología es la respuesta perfecta, mientras que otros cumplir sus necesidades con un rolodex.

Mi sistema combina cuatro métodos: (1) programa de software de administración de contactos para todos pasados, presentes y potenciales clientes.

(2) rolodex para insertar tarjetas de visita para todos los servicios, como la reparación de equipo, gráficos, etc., más frecuente, mis colegas y clientes (para facilitar el acceso).

(3) agenda para familiares y amigos.

(4) libreta de direcciones de bolsillo para llevar en mi maletín con más frecuencia a utiliza números–empresariales y personales.

4. Crear un documento de presentación de sistema que funciona–fácilmente y de manera constante. A pesar de las promesas de la era del ordenador de una oficina sin papeles, la mayoría de nosotros se enfrenta con papel más que nunca. Si encuentra su sistema de presentación no es trabajo y la mayor parte de ella nunca utiliza, limpiar su cajón de archivo más accesible y empezar de nuevo. Comenzar la presentación de la nueva información pidiendo “si necesito esta información de nuevo, qué palabra se creo de primeros?” La respuesta es su nuevo título de archivo. Ordenar los títulos de archivo y mantener una lista de ellos–un índice de archivo. Antes de realizar un nuevo archivo, compruebe la lista existente para evitar la creación de un archivo para “car” cuando ya tiene “auto.” mantener una copia cerca de los gabinetes de archivos y en el mostrador de todos los que usan los archivos.

5. Crear un sistema que funciona–fácilmente y consistente de archivos de equipo! Recuerde que el valor de un equipo es que permite utilizar un archivo de nuevo. Si no desea volver a utilizar el documento, no hay ningún valor en almacenarla en un equipo.

La clave para organizar efectivamente el planteamiento de su equipo es el directorio, y el primer paso está a punto de todos los archivos en un directorio, independientemente de qué programa creado esos archivos. Esto resultará más fácil recuperar lo que usted necesita, independientemente de qué programa creó y hacerlo más fácil de realizar para archivos o para la transferencia a otras ubicaciones.

En sistemas de papel, personas con frecuencia obtienen en problemas porque tienen demasiadas categorías, mientras que en los sistemas informáticos, reciben en problemas porque tienen muy pocas categorías (es decir, directorios y subdirectorios). Es más fácil voltear a través de archivo de un documento que tiene 20 piezas de papel en él, lo que es ir a través de los 10 archivos con dos hojas de papel en cada uno. Por otro lado, es más fácil para desplazarse hacia arriba y hacia abajo en una pantalla de ordenador buscando de directorios y subdirectorios de lo que es abrir documentos. Además, el equipo le ofrece una característica de “find” que le ayudará a localizar cualquier archivo que desee mediante la búsqueda de palabras clave sin su tener que abrir realmente cada archivo.

Dos de mis favoritas directorios son: 1. pendiente. Se trata de archivos en el que estoy trabajando actualmente. Puedo ver rápidamente los documentos que están en proceso, o si es necesario será fácil para alguien para recuperar mi trabajo.

2. Bandeja de salida. Aquí archivo trabajo que me han completado, pero necesita para imprimir, fax, pase a otra persona o enviar a otra ubicación.

Recuerde que en cualquier proceso de organización, se puede sentir peor antes de que se siente mejor. Para cambiar es difícil–incluso cuando desee. Se necesita tiempo para aprender nuevos patrones de comportamiento. Organización es como cualquier otra habilidad. Si desea jugar tenis, puede leer libros, mirar vídeos, obtener al mejor entrenador y vaya a la corte mejor, pero después de una semana todavía no será un gran tenista. Tarda práctica. También lo hace la organización.