Nunca han sentó delante de su equipo busca un documento – saber fue allí, la cuestión es: “where?” La respuesta obtiene increíblemente complicada si el documento es un archivo adjunto que alguien enviado desde la cuenta de correo electrónico de otra persona.

Además de organizar el documento adicional que es el resultado de nuestra nueva tecnología, ahora también tenemos que organizar la propia tecnología. ¿Sabías que 80-95 % de la información que trabajamos a diario se genera por correo electrónico y archivos electrónicos?

Funcionamiento de equipo presentación su equipo es básicamente un archivador electrónico. Esto es cierto independientemente de qué tipo de sistema operativo el equipo usa, qué tipo de interfaz gráfica utiliza para mostrarle cómo se organizan las cosas, qué herramientas están disponibles para usted y qué tipo de palabras o iconos que utiliza para identificar y describir las características de esas herramientas. Tanto si utiliza basado en un windows programa o un macintosh, los principios de la organización de los programas y la información son básicamente las mismas.

El problema con equipos es que la información no organizada de acuerdo a cómo trabajamos y pensar. Está organizado por fuente de formato o aplicación (correo electrónico, documentos, páginas web, contactos, etc..). Todavía nos comprender por tema, persona, compañía, proyecto y algunos otros criterios adecuados para el trabajo que llevamos a cabo.

Lo que pasar por muchos usuarios de ordenador es que con la tecnología actual que todos tienen las ventajas del nombre de archivo de 255 caracteres, que puede ser una combinación de palabras clave y frases! Esta característica, además de la capacidad de búsqueda del equipo, proporciona acceso a una poderosa herramienta de organización que puede ahorrar horas de tiempo buscando o volver a crear la información de que ya existe!

“el correo de hoy es archivo de mañana” uno de mis principios de tigre de papel primordial es “correo de hoy es pila del mañana”. ¿Cómo se aplican esto al equipo? Si tiene un equipo lleno de inidentificable archivos y los residuos más tiempo del que puede permitirse buscando lo que necesita, es la forma más fácil para usted mismo salir del atolladero empezar de nuevo!

¿Qué significa eso? Ignorar todos los archivos antiguos! Diseñar su nuevo sistema de equipo-presentación, utilizando los principios que voy a describir. A continuación, re-file los archivos antiguos en el nuevo sistema como usted necesita o, respalde en algunos otros medios o eliminarlos.

¿De qué forma puede diseñar un sistema eficaz de equipo-presentación? En primer lugar, uno de los más importantes (y desatendidas) principios de organizar archivos de equipo recuerde: valor de un equipo es que permite utilizar un archivo nuevo, pero sólo si se puede encontrar de nuevo! A veces puede que simplemente desee imprimir otra copia. Otras veces, puede que desee actualizar o cambiar el documento de alguna manera o extracto de partes de ella para crear un nuevo documento. En cualquier caso, su clave para el éxito en la búsqueda de la información que usted necesita es palabras clave!

Configuración del sistema de equipo-presentación el primer paso para el éxito en la recuperación de archivos fácil está a punto de todos los archivos en un directorio. Windows había creado “Mis documentos” para ello –, pero puede crear otro directorio. Además de hacer mucho más fácil recuperar la información que necesita, esta técnica ofrece otra ventaja importante. Es mucho más simple de copia de seguridad de los datos de archivos o de transferencia a otras ubicaciones.

Por lo que aquí es mi sistema–o fue – hasta que descubrí otra herramienta de gran productividad (consulte la barra lateral): utilizo mis documentos. A continuación, puedo crear un subdirectorio para cada uno de los programas de ordenador uso, tales como la palabra, excel, power point, tigre de papel, acceso, quickbooks, etc..

Si no mantiene muchos archivos electrónicos, puede pasar por alto la opción de crear subdirectorios y mantener todos los archivos en un directorio. Pero si tiene muchos archivos, que serían como lanzando todas sus herramientas en su garaje y, a continuación, pasar horas buscando un destornillador!

Además, puede crear subdirectorios adicionales para proyectos, clientes o categorías de trabajo. Pero tenga cuidado: Esto puede ayudarle en problemas. ¿Por ejemplo, si crea un subdirectorio para clientes y un subdirectorio para artículos y, a continuación, escribir un artículo para un cliente, dónde archivo lo? Los directorios menos, los lugares menos para buscar – y verá pronto la cómo las palabras clave permiten encontrar cualquier archivo en el equipo en pocos segundos!

Nota: si está trabajando en un equipo de red, tendrá una opción de varias unidades. Su organización puede ya han tomado esta decisión para usted de qué unidad desea utilizar. Por ejemplo, todos los archivos de negocio mutuo interés o utilizando una sola división del negocio puede ser presentada en una unidad, mientras que los archivos de trabajo privada de los empleados podrán presentarse en otro.

En cualquier caso, no hagan su estrategia demasiado complicada. Por ejemplo, probablemente sería más confuso que útil para enviar proyectos independientes para separar unidades, cuando hay espacio para todos ellos en la misma unidad, especialmente si todo están relacionados con el mismo papel o cliente en su vida de trabajo.

El poder de palabras clave en los primeros días de equipos y dos, archivos tuvieron que ser llamado con ocho letras y una extensión de 3 caracteres. Como resultado, tenemos la costumbre de crear de forma abreviada para denominar a los documentos. El problema (como con papel archivos) es que a menudo no pensamos del mismo nombre cada vez que nos fijamos en el documento. Afortunadamente, no tenemos esa limitación ya! La buena noticia es que ahora tiene hasta 255 caracteres a nombre de un archivo – y el nombre puede ser una combinación de palabras y frases.

Por ejemplo, cuando escribo este artículo, guardar en mi palabra de documentos. El nombre: organizar archivos de computadora, artículo, 2003, página Web, dj watson, editor. Cualquiera de esas palabras podría ser útil para mí cuando yo, o de otra persona, intenta encontrar los archivo años.

En otras palabras, para determinar cómo el nombre de un archivo, utilice la misma técnica como el uno de los archivos en papel: preguntarse a sí mismo, “si quiero volver a este archivo, qué palabra se creo que primero?” Introducir esa palabra en primer lugar, y, a continuación, cualquier otra palabra o frase que puede ayudarle a recuperar ese archivo. Puede separar las palabras de identificación con comas o punto y coma. (algunos signos de puntuación y símbolos no se permiten.)

Encontrar su archivo electrónico – en 5 segundos o menos!

Así que digamos estoy fuera de la ciudad y mi asistente necesita encontrar este artículo. Ella puede ir al menú Inicio, búsqueda, Mis documentos y tipo en cualquiera de las palabras que he usado para describir el artículo – voila! Allí – es en segundos!

Mi favorito golpe electrónico: un editor de una publicación de banca llama para decir que desearían un artículo para su boletín (hoy por supuesto!). Hago una búsqueda sobre el “artículo” y al instante tengo una lista de todos los artículos en mi equipo. I analizar la lista rápidamente y ver un artículo que escribí para un boletín de bienes raíces, que yo puedo fácilmente adaptarse – en una fracción del tiempo si tendría que escribiera un nuevo artículo!

Información es poder – si usted puede encontrar cuando lo necesite. (y se realmente sentirá engreído cuando otros pueden encontrarlo demasiado)!