Todo lo anterior es nuevo otra vez

Uno de los mejores profesionales administrativos y personas más productivas que conozco, es mi madre. Ella tiene 78 años y todavía trabaja a tiempo completo como el Asistente de personal con el Director General del Banco! (procedo de genes grandes – me hace muy optimista sobre mi futuro a largo plazo). Uno de sus secretos a la productividad es lo que a menudo se llama “un archivo de tickler”. Mucha gente solía emplear un sistema de este tipo, pero como muchas cosas buenas, personas detuvo usando, a pesar de que era tan simple. Básicamente el archivo tickler es un sistema de recordatorio basado en los días del mes y meses del año y consiste simplemente en un conjunto de carpetas de archivos, “1-31″ y “enero – diciembre”.

Bajo el epígrafe de “todo lo viejo es nuevo nuevo” – es tiempo para que viejo sistema back-sólo que es más grande y mejor que nunca. Ahora se llama “el sistema vaya: organizarse para la vida”, es un nuevo seminario de 2 horas que se ofrecen por muchos de los ptacs (entrenador de productividad y consultores autorizados) alrededor del país – y permítanme decirles por qué estoy tan emocionado!

Las encuestas muestran que los niveles de estrés de las personas están en un alto de todos los tiempos, y una de las principales fuentes de ese estrés es “sobrecarga de información”. De hecho, sabemos que hay seis temas principales que causan que las personas se desorganizado. Si está leyendo este boletín, lo más probable es que se puede relacionar!

Información viene a nosotros en maneras de 5: 1. libro 2. 3 Electrónicos. 4 De correo de voz. Mensajes verbales 5. Think pensamientos en la cabeza de una autopista de carriles 5. Están acelerando la por la autopista y pronto verá barriles naranjas y usted sabe que está en problemas! Eso es exactamente lo que ocurre cuando se sientan en su escritorio y esté abrumado por dónde empezar. ¿Que comience con el mensaje de correo electrónico? ¿La mayoría de la gente, pero si? O si se inicia con el mensaje verbal que tienes en tu camino a la Oficina, la prioridad más alta podría ser en el “cuadro en” no ha examinado en días, o bien, podría ser la idea que tenía en la ducha esa mañana! ¿Cómo averiguar lo que es más importante – ahora?

Sólo existen 5 posibilidades de qué hacer con la información: 1. 2 descartar. Delegado 3. Hacerlo ahora 4. Archivo para referencia 5. Envíela de acción Let’s vistazo a cada uno: descartar he dedicado mucho tiempo promover el poder del arte de la wastebasketry ®! ” No olvide el poder productivo de pedir “lo que es el peor posible que pasaría si no tengo esto o no hacer esto?”

Delegar una pregunta que debe preguntarse a sí mismo en esta área: “Si usted es no delegar parte de su trabajo, por qué no?” El pueblo más productivo del mundo es los que pasan de 80 % de su tiempo haciendo lo que sólo se puede hacer y que rodean a sí mismos con personas cuyo talento es complementaria a la suya.

Hacerlo ahora aquí es una buena pregunta acerca de éste: “es este el mejor uso de mi tiempo ahora?”

Archivo de referencia son cosas desea o necesita mantener para referencia futura. Afortunadamente, no tienes ningún estrés allí, porque con el software de tigre de papel que puede encontrar nada archivos en 5 segundos o menos!

Archivo de seguimiento que éstas son cosas que desea o necesita hacer. En el sistema de tigre de papel, pedimos estos “archivos de acción”. En otras palabras, la pelota está en su tejado para tomar medidas. Es aquí donde entra en juego el sistema vaya.

Volvamos a esa carretera de carriles 5. Cuando los 5 carriles comienzan a combinar en uno, probablemente se sienten estrés, pero cuando finalmente combina en un carril, estás en su camino a su destino con facilidad. Esto me lleva a la pieza que falta en la productividad del personal: un sistema para combinar los 5 carriles de información en uno. En mi libro, Domar el tigre de papel en el trabajo (www.productiveenvironment.com), me dirijo a cómo administrar el papel, documentos electrónicos, correo de voz, y “para hacer” listas. Se trata de grandes consejos y ahora estoy compartiendo información sobre cómo dar a esos principios un paso más: para integrarlos en un sistema, mediante una herramienta de “vieja pero nueva”: el sistema vaya.

Aquí es la magia! Independientemente de la forma que la información tiene – papel, electrónico, correo de voz, un mensaje verbal o una idea en la cabeza, su reacción es “Tengo que hacerlo”. Si usted es serio de aumentar su productividad y dar prioridad a su trabajo, la cuestión que tiene que responder es “cuándo?” Como miedo que a veces, tiene que decidir. (Recuerde que “desorden es aplazadas decisiones ®”) al realizar esa decisión, pones el recordatorio para hacerlo en el sistema de tickler. Ahora dispone de una herramienta que le permite dar prioridad a su trabajo y para evaluar si la interrupción del momento es más importante que lo que usted ha dicho que iba a hacer hoy.

Cuando personas, especialmente profesionales administrativos altamente organizados, escuchar acerca de este sistema, su primera reacción es a menudo miedo. Es la misma reacción personas experimentan cuando primer encuentran el tigre de papel numérico de presentación sistema – que nunca trabajaría para mí – pero no sé quien vuelve al sistema alfabético después de dar un intento serio del tigre de papel.